Poder gerenciar sua empresa de qualquer lugar aumenta a produtividade?

“O lugar mais perigoso para tomar uma decisão é no escritório”, dizia em 2014 o então CEO da Coca-Cola, Ulrik Nehammer, acrescentando que a maioria da gestão da sua empresa era realizada em seu celular. Em 2017, o CEO da tecnológica Hootsuite, Ryan Holmes, escrevia a propósito da gestão da sua empresa de mil colaboradores: “desde que mergulhei [para uma gestão mobile] reparei que a minha produtividade – e felicidade, em geral – subiu notoriamente”.

A possibilidade de descentralizar a gestão de um negócio e tomar decisões em qualquer lugar – e dispositivo – transformou a vida das empresas. Maior produtividade, a partir de processos e decisões mais rápidas, colaboradores motivados e clientes felizes.  Este é o resultado de “largar amarras” do escritório na gestão da sua empresa – apoiado por ferramentas que lhe permitem dar o salto para a gestão descentralizada. Sabe porquê?

Transformação digital: a mobilidade é prioridade

Na infância todos ouvimos a fábula de La Fontaine sobre a lebre e da tartaruga. A premissa é simples: apesar de ser mais rápida, a lebre perde uma corrida contra uma lenta tartaruga porque deu a vitória como certa e dormiu. É uma metáfora valiosa sobre persistência e sobre os riscos do excesso de confiança.

O problema é que La Fontaine viveu no século XVII, quando o mundo digital nem sequer era imaginado. No mundo de hoje, não há perseverança que compense uma velocidade lenta. Simplesmente porque o mundo digital move-se a uma velocidade vertiginosa: uma empresa que não tenha informação em tempo real e seja rápida a ajustar processos – em função de métricas precisas – ficará para trás, irremediavelmente. Porque outra empresa concorrente conseguirá adaptar-se mais rápido na sua resposta a um mercado cada vez mais exigente. Ser persistente (mas pouco ágil e rápido) é inimaginável em um ecossistema de empresas e consumidores que se movem à velocidade digital. Hoje em dia, a tartaruga precisaria de incorporar soluções e ferramentas que lhe permitissem ganhar velocidade. Ou seja, precisaria de iniciar a sua transformação digital.

Com mobilidade, as decisões ganham velocidade, são feitas no momento certo. Cada vez mais empresas se apercebem dessa necessidade, transversal a todo o tecido empresarial. Optar por ferramentas digitais em qualquer dispositivo, de forma online, liberta a gestão de um lugar físico e dissemina a informação para as pessoas, momentos e locais onde esta é efetivamente relevante. A mobilidade permite, por exemplo, acessar dados financeiros em tempo real durante uma reunião, atualizar dados de um candidato durante uma entrevista de emprego, ou continuar a gerir um negócio durante uma viagem de trabalho ao exterior ou mesmo no inevitável trânsito (de onde escrevo este texto), tendo acesso aos mesmos dados aos quais teria estando fisicamente na empresa.

Sem a componente da mobilidade, o investimento digital das empresas seria inconsequente. Isto porque a agilidade alcançada com novas ferramentas de apoio à gestão, mais rápidas e robustas, ficaria bloqueado num local geográfico. O mundo digital (e a sua concorrência) não faz um compasso de espera fora das suas horas de expediente ou enquanto está numa reunião – qualquer momento desperdiçado leva a uma perda de vantagem competitiva. Sem mobilidade, as ferramentas digitais de gestão da sua empresa são como um Rolls-Royce na garagem. Ou uma lebre a dormir porque pensa que ganhou a corrida, quando deveria estar em performance máxima ao longo de todo o percurso.

Empresas mais produtivas, em vantagem competitiva

Pense na sua própria empresa: Quantas vezes precisa de tomar decisões e obter informação de negócio depois do escritório fechar portas? E quanto tempo passa, efetivamente, na sua secretária, sem reuniões, contatos com clientes ou interações com os seus colaboradores? Ter ferramentas que o apoiam na gestão da sua empresa a partir de qualquer lugar permite-lhe ter dados para fechar um negócio ou tomar uma decisão urgente a qualquer momento.

Os dados comprovam-no: as empresas com maior experiência na implementação de ferramentas de apoio à mobilidade são 29% mais lucrativas e 15% mais produtivas do que as restantes, estabelece um estudo da Synchronoss para o mercado norte-americano e britânico.

Mas a mobilidade é também uma necessidade que se estende aos seus colaboradores. Um inquérito da Global Workplace Analytics mostra que os funcionários de empresas da Fortune 1000 não estão presentes na empresa 50% a 60% do tempo de trabalho. Em paralelo, os Millennials são hoje a presença maioritária nos postos de trabalho (e 20% dos postos de liderança). Esta é uma geração nativa da tecnologia digital e que faz da mobilidade um dado adquirido em todas as restantes vertentes diárias. Uma experiência descentralizada de gestão da empresa – e o acesso a processos e informações a partir de qualquer lugar – é também uma forma de motivar estes colaboradores e reter o melhor talento. E isso é também uma vantagem competitiva para a sua empresa.

Sua empresa está em vantagem competitiva quando a gestão e colaboração pode ser feita em qualquer lado:

• Indicadores essenciais sempre disponíveis, sem depender de outra pessoa

Imagine que está numa reunião externa e precisa consultar os indicadores financeiros da sua empresa. Em vez de ligar para o responsável financeiro e pedir-lhe o envio dos dados, pode simplesmente consultar um dashboard financeiro no seu tablet ou smartphone. E, a partir daí, tomar decisões com dados em tempo real.

• Processos mais rápidos

Uma empresa bem-sucedida no mundo digital é aquele que antecipa e se adapta rapidamente à mudança. Mas é preciso ter sempre presente que as organizações representam uma teia de colaboradores, que precisam de estar bem coordenados entre si. Por isso, cada passo rápido de uma empresa resulta de inúmeros processos micro internos ainda mais ágeis. Para que tal aconteça, é preciso que a informação esteja disponível para todos – e acessível remotamente, de forma a servir colaboradores em diversos escritórios, nos diferentes momentos.

Imagine-se que um processo crucial da sua empresa depende de um colaborador que está, pontualmente, a trabalhar a partir de casa. Sem ferramentas de gestão disponíveis online, o mais provável é que esse processo fique bloqueado até o colaborador voltar ao escritório, originando custos para o seu negócio.

• Maior rentabilidade

Gerir a sua empresa a partir de qualquer lugar tem impacto direto na sua produtividade e dos seus colaboradores. A possibilidade de controlar o seu negócio e tomar decisões em tempo real fora do escritório, com toda a informação necessária, significa que as horas dedicadas à empresa se tornam mais rentáveis. Além disso, o aumento da produtividade da empresa gera também mais valor ao negócio.

• Colaboradores motivados e mais produtivos

O uso de ferramentas de gestão online tem também vantagens na motivação dos seus colaboradores. “A mobilidade aumenta a felicidade dos colaboradores – e todos sabemos que colaboradores felizes fazem mais”, afirma o CEO do Broadsuite Media Group, Daniel Newmnan, num artigo de opinião na Forbes. O especialista reforça ainda que “quando os colaboradores podem trabalhar em qualquer lado, podem fazer mais”, exemplificando com a necessidade de ir a uma consulta médica: com as ferramentas certas, o funcionário pode equilibrar a ausência trabalhando depois do horário de expediente (a partir de casa, por exemplo) ou mesmo durante a espera no consultório médico.

• Maior satisfação do cliente

A implementação de ferramentas para a gestão via Internet tem também vantagens diretas junto dos clientes e parceiros. Numa reunião, poderá, por exemplo, ter acesso remoto a informação comercial ou criar documentos em tempo real, o que resulta numa melhor capacidade de resposta às necessidades dos seus clientes – com maiores probabilidades de fechar negócios.

Mais do que uma simples vantagem, ter a capacidade de gerir a sua empresa, colaboradores e clientes na ponta dos dedos é uma necessidade competitiva no mundo digital. Só assim conseguirá manter a sua empresa produtiva, rápida, ágil e atrativa para os melhores talentos, respondendo às exigências de resposta imediata e em qualquer lugar dos seus clientes.

Atualmente nós contamos com o sistema Sdesk, 100% online, com funcionamento responsivo para celulares e tablets, todas as funcionalidades disponíveis em um computador estão disponíveis em quaisquer dispositivos, já perdi as contas das vezes que emiti boletos, notas fiscais enquanto estava no trânsito, ver os dados do CRM de um cliente enquanto conversava com o mesmo em uma visita in-loco, tendo informações como, sua maior compra, o produto mais comprado, o último preço, ticket médio, dentre outras métricas.